Trasferta: quali regole per l'indennità chilometrica?
In relazione alla trasferta del dipendente, ossia alla variazione temporanea del luogo in cui viene resa la prestazione lavorativa, che gode di un particolare regime agevolato sotto il profilo contributivo e fiscale ove si verifichi al di fuori del territorio comunale in cui è sita l'unità produttiva (e non l'abitazione del lavoratore), una disciplina ad hoc regolamenta le spese di viaggio e trasporto.
L'articolo 51 del Decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917 (Testo unico delle imposte sui redditi), al comma 5, tra l'altro dispone che le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente 46,48 euro al giorno, elevate a 77,47 euro per le trasferte all'estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto. In relazione a tale previsione normativa, il Ministero delle Finanze, nella circolare 23 dicembre 1997, n. 326/E, ha quindi precisato che "i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito quando le spese stesse siano rimborsate sulla base di idonea documentazione".
Va invece ricordato che le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito imponibile.
Tornando alla specifica questione delle spese di viaggio connesse alla trasferte eseguite al di fuori del territorio del comune in cui è sita l'unità produttiva di appartenenza del dipendente – e tralasciando il caso dell'uso di mezzi pubblici o di taxi, per i quali il rimborso sarà pari a quanto anticipato dal lavoratore secondo gli importi risultanti dalle ricevute e/o biglietti – lo stesso Ministero, relativamente all'indennità chilometrica, ha precisato che per consentirne l'esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente, non è necessario che il datore di lavoro provveda al rilascio di una espressa autorizzazione scritta contenente tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio. E' invece, necessario che, in sede di liquidazione, l'ammontare dell'indennità sia determinato avuto riguardo:
1.alla percorrenza,
2.al tipo di automezzo usato dal dipendente
3.e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura.
Tali elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro.
La persistente validità di tale interpretazione, pur se a distanza di molti anni, è stata ribadita dalla Corte di Cassazione con la sentenza n. 2419 del 20 febbraio 2012, che ha accolto il ricorso presentato da un'azienda alla quale l'Inps aveva contestato di aver riconosciuto ai dipendenti che, per raggiungere clienti ed eseguire installazioni o interventi usavano le proprie autovetture, un importo mensile per rimborsi spese per spostamenti chilometrici non esistenti, e di aver predisposto una modulistica aziendale non esaustiva.
Ad avviso dell'Istituto la documentazione aziendale, pur attestando i chilometri percorsi nel mese, il tipo di automezzo usato e il costo chilometrico, non documentava invece le date di riferimento dei rimborsi (i viaggi effettuati in ogni singolo giorno), i chilometri percorsi per ciascun viaggio, le località di partenza e di destinazione nonché il nome del cliente, con conseguente inclusione nell'imponibile fiscale e previdenziale delle somme erogate a tale titolo.
Ebbene, la Suprema Corte ha invece rilevato come, dalla normativa "non si evince in alcun modo la volontà del legislatore di corredare la documentazione sottesa ai rimborsi chilometrici, al fine dell'esclusione dall'imponibile contributivo, di peculiari contenuti analitici e specifici …". Ne consegue che il datore di lavoro assolve al proprio onere probatorio, escludendo così i rimborsi chilometrici dall'imponibile, ove si limiti a specificare:
a) il mese di riferimento;
b) i chilometri percorsi nel mese;
c) il tipo di automezzo usato dal dipendente;
d) l'importo del rimborso del costo chilometrico sulla base della tariffa ACI;
senza che sia necessario produrre, in caso di ispezioni, una documentazione contenente, con esauriente scheda mensile per ciascun dipendente o documento similare, l'analitica indicazione dei viaggi giornalmente compiuti, delle località di partenza e di destinazione, con specificazione dei clienti visitati e riepilogo giornaliero dei chilometri percorsi.
