Sanzioni e web con il regolamento aziendale

Anche se poco conosciuto, il regolamento aziendale è uno strumento sempre più attuale per gestire aspetti specifici dei rapporti di lavoro, quali la policy aziendale in materia disciplinare, o il sempre più diffuso utilizzo dei social media.

È poco reclamizzato perché gli operatori del diritto del lavoro tendono a focalizzare la propria attenzione su fonti diverse: testi normativi, atti amministrativi e accordi collettivi. Fonti certo importanti per la gestione del rapporto di lavoro, ma è altrettanto cruciale la scrittura di un regolamento aziendale.

Si tratta di un atto che il datore di lavoro può redigere anche unilateralmente, come forma di esercizio del proprio potere di organizzare e dirigere la prestazione lavorativa.

I contenuti

Con il regolamento l’azienda può disciplinare, innanzitutto, l’organizzazione dell’orario di lavoro, avendo cura però di verificare le previsioni eventualmente definite dagli accordi collettivi, nazionali e di secondo livello, applicabili al rapporto.

Un altro tema suscettibile di essere normato è il codice disciplinare. Di norma, gli accordi collettivi nazionali definiscono una casistica delle infrazioni rilevanti sul piano disciplinare, collegando alle diverse fattispecie anche le sanzioni applicabili. Queste casistiche possono essere specificate e integrate dall’azienda, con proprio regolamento, per meglio definire le condotte che possono dare luogo a provvedimenti disciplinari. La tipizzazione contenuta nel regolamento potrà essere messa in discussione dal giudice del lavoro, in caso di contenzioso sull’applicazione di una sanzione, ma può comunque rafforzare i provvedimenti assunti dall’azienda.

Il regolamento aziendale è particolarmente utile anche per definire le procedure di gestione di alcune tematiche dotate di una grande complessità applicativa: le regole per la gestione dei veicoli e delle flotte aziendali, la procedura per l’approvazione dei viaggi, le regole per il rimborso delle spese.

Temi che producono a volte un conflitto in sede giudiziale, che spesso viene deciso in base all’esistenza di regole aziendali chiare e complete.

L’utilizzo del web

In alcune situazioni, poi, il regolamento aziendale non è solo utile in via di fatto, ma è munito di una specifica rilevanza giuridica. È il caso dei controlli sull’utilizzo della posta elettronica e di internet. Tutti gli strumenti che consentono un controllo a distanza della prestazione possono essere installati dal datore di lavoro solo se c’è un accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, con l’ispettorato del lavoro, fatti salvi i casi nei quali l’apparecchiatura si può considerare come un indispensabile strumento di lavoro.

Lo strumento di questo tipo, anche quando è installato lecitamente, può essere utilizzato dal datore di lavoro per effettuare dei controlli solo quando esistono (e sono state diffuse a tutto il personale) specifiche linee guida aziendali nelle quali è chiarito che su alcuni strumenti – internet, posta aziendale, eccetera – non può esserci «aspettativa di segretezza».

A prescindere dalle interazioni con la normativa sui controlli a distanza, i regolamenti aziendali sono particolarmente utili e opportuni per l’utilizzo dei social media.

La diffusione di questi strumenti pone le aziende di fronte a problemi nuovi , impensabili solo 15 anni fa. Come gestire l’attività del dipendente sui social media svolta durante l’orario di lavoro? Come evitare che vengano pubblicate informazioni riservate o, comunque, non destinate alla pubblicazione? E soprattutto, come sanzionare eventuali usi distorti dei social media?

Domande che possono trovare una risposta efficace in un regolamento aziendale, nel quale il datore di lavoro definisce in anticipo la condotta da seguire.

In tutti i casi sopra elencati le prescrizioni del regolamento saranno vincolanti per tutto il personale, a condizione che rispettino le norme legali e contrattuali vigenti.

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