La compliance dell’ufficio paghe si innova: via la carta dalla gestione delle note spese

Le pezze giustificative cartacee delle note spese posso essere distrutte se i documenti sono disponibili nella modalità di conservazione elettronica “a norma”. È quanto emerge dalla risoluzione numero 96/E/2017 con cui una società operante nel settore della cosiddetta “gestione documentale dematerializzata” sottopone all'attenzione dell'agenzia delle Entrate una procedura di dematerializzazione dei giustificativi legati alle note spese.

La speciale procedura mediante applicazioni mobile e web consente di acquisire l'immagine del giustificativo che attraverso la lettura Ocr (optical character recognition già disponibile in molti sistemi di scansione documentale) permette di rilevare le informazioni utili alla compilazione automatica delle note spese.
Nella sequenza operativa, esaurito il processo di acquisizione dei giustificativi e ricevuta l'approvazione della funzione aziendale che gestisce i rimborsi spese, la procedura prevede la conservazione elettronica in base all’articolo 5 del Dpcm 13 novembre 2014 (“operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l'inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione”).
La procedura si completa con la distruzione dei giustificativi analogici (cartacei).

Intorno ai rimborsi spese
Secondo il principio dell'onnicomprensività, costituisce reddito di lavoro dipendente tutto ciò - siano esse somme o valori - che il datore di lavoro eroga (ovvero fa erogare) al dipendente in relazione al rapporto di lavoro. È per tale ragione che sin dalla circolare numero 326/E/97 i rimborsi di spese configurano reddito, salvo quanto disposto a proposito delle trasferte e dei trasferimenti oltre a quelle fattispecie di carattere pre-reddituale (risarcitorio) che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro e anticipate dal dipendente «per snellezza operativa, ad esempio per l'acquisto di beni strumentali di piccolo valore, quali la carta della fotocopia o della stampante, le pile della calcolatrice, eccetera».
Come chiarito con la recente risoluzione 74/E/2017 e la datata 357/E/2007 - solo in apparenza di segno opposto -, i costi di organizzazione del lavoro devono gravare sul datore e possono essere risarciti al dipendente se analiticamente documentati. Sotto il profilo formale e con specifico riferimento alle trasferte, l'Agenzia è stata costante nel chiarire che i rimborsi (analitici e mai forfetari) possono derivare solo in conseguenza dell'esibizione della documentazione dei viaggi compiuti con mezzi pubblici (ferrovie, aerei, eccetera); per i viaggi compiuti con propri mezzi le indennità devono essere determinate dal datore di lavoro sulla base di elementi concordanti, sia diretti che indiretti; in sede di liquidazione, l'ammontare dell'indennità è determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro. L'autorizzazione all'uso del mezzo privato deriva dalla nota spese che reca i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio.

L’Agenzia apre all’innovazione
Con la risoluzione 96/E/2017, l'Agenzia approva la procedura di distruzione dei documenti condizionandola alla verifica dei requisiti propri del sistema di conservazione sostitutiva “a norma”. Ciò significa che la procedura di supporto deve consentire il rispetto delle caratteristiche fondamentali della documentazione informatica avente rilevanza fiscale vale a dire l'immodificabilità, l'integrità e l'autenticità.
L'Agenzia ha fornito negli anni varie indicazioni operative sul tema (si veda la circolare 36/E/2006E) e da tempo sostiene l'evoluzione digitale della documentazione fiscale. Anche recentemente (risoluzione 46/E/2017) l'Agenzia ha chiarito che la procedura si inserisce nel quadro normativo delineato dal cosiddetto Cad (Codice dell'amministrazione digitale, ex Dlgs 82/2005), con i correlati decreti attuativi; con riferimento all'ambito tributario, il decreto di riferimento è il Dm 17 giugno 2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto).
Ribadita l'equivalenza giuridica tra originali analogici e copie digitali “a norma”, l'Agenzia si sofferma sulla natura dei documenti giustificativi allegati alle note spese per i quali registra la possibilità di risalire al relativo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (i cedenti o i prestatori tenuti agli adempimenti fiscali): ciò porta a concludere che le copie digitali dei documenti sono, in generale, documenti analogici originali non unici (cfr articolo 1, lettera v, Cad) per la cui conservazione elettronica non è necessario fare intervenire il pubblico ufficiale per l'attestazione di conformità delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico all'originale analogico (cfr. articoli 3 e 4, Dm 17 giugno 2014).
Libera distruzione, previa conservazione “a norma”, quindi, purchè il giustificativo allegato alla nota spese sia “non unico. Ove, invece, non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione elettronica necessita dell'intervento del pubblico ufficiale prescritto dal già richiamato articolo 4, comma 2, del Dm 17 giugno 2014 (sulla definizione di pubblico ufficiale, in generale, può richiamarsi la circolare 36/E del 2006, punto 8.3). Un'attenzione particolare va posta altresì per i i giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra Ue, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, venendo meno per la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi.