Per l’utilizzo esteso dei dati acquisiti con la videosorveglianza serve un’adeguata informazione ai dipendenti

L’articolo 4 della legge 300/1970 prevede che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi il possibile controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possano essere impiegati solo per specifiche finalità aziendali, ovvero per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale, e sempre che la loro installazione sia preceduta dalla conclusione di un accordo con le rappresentanze sindacali, oppure da un'autorizzazione rilasciata in tal senso dal competente Ispettorato territoriale del lavoro.

La norma è stata significativamente modificata a opera del Dlgs 151/2015 per meglio conciliare i diritti dei lavoratori con le esigenze organizzative e produttive del datore di lavoro e per garantire la sicurezza dei luoghi di lavoro attraverso l'utilizzo di tali impianti.
Poiché la norma mira a tutelare i lavoratori anche rispetto ai potenziali controlli indiretti e “preterintenzionali” del datore di lavoro sull'attività del personale, anche la mera installazione degli impianti, che avvenga in assenza dell'accordo sindacale o dell'autorizzazione ispettiva, a prescindere dalla messa in funzione di tale impianto, configura una violazione dell'articolo 4 dello statuto dei lavoratori, come ha sancito la giurisprudenza (tra le tante, Cassazione terza sezione penale 45198/2016) e ha ricordato la prassi (ministero del Lavoro, nota 1° giugno 2016, numero 11241).

Occorre inoltre ricordare che la violazione della norma espone il datore di lavoro a sanzioni amministrative e può persino configurare un reato, che può condurre all'arresto e all'irrogazione di pene nei casi più gravi, in base all’articolo 38 della legge 300/1970, norma al quale rinvia l'articolo 171 del Codice della privacy.

Un efficace strumento di tutela dei lavoratori dal possibile uso illecito dei dati acquisiti attraverso tali impianti è stato introdotto dall'ultimo comma dell'articolo 4 dello statuto dei lavoratori, modificato dal Dlgs 151/2015 allo scopo di tutelare anche la privacy del personale esposto a tali potenziali controlli. Tale norma sancisce che le informazioni raccolte attraverso gli impianti di videosorveglianza sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, ma a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, nel rispetto del Dlgs 196/2003.

Le norme e i principi sopra indicati dovranno essere rispettati anche nei casi, peraltro non infrequenti, in cui si intendano installare telecamere di sorveglianza in uno stabile, che sia di proprietà di una società, ma che sia stato affittato ad altra società.
In tali casi occorrerebbe verificare se nello stabile operino soltanto i lavoratori della società affittuaria e se siano esposti a potenziale videosorveglianza: in tal caso, l'accordo con le rappresentanze sindacali dovrebbe essere sottoscritto soltanto dalla società affittuaria, in quanto datrice di lavoro del personale. Se, invece, in tale stabile operasse anche personale della società proprietaria dell'immobile esposto a potenziale videosorveglianza, analogamente al personale della società affittuaria, anche la società proprietaria dell'immobile dovrebbe concludere un analogo accordo sindacale.

Tuttavia, anche tali peculiari casi soggiacciono alle norme in materia. Infatti, sia che il personale operi in locali di proprietà del datore di lavoro, sia che svolga l’attività in uno stabile di proprietà di un soggetto terzo, secondo l'ultimo comma dell'articolo 4 dello statuto dei lavoratori sarà sempre necessario verificare a quale soggetto sia affidata la gestione dell'impianto di videosorveglianza, e, in particolare, la raccolta e l'eventuale conservazione e trattamento dei dati del personale acquisiti attraverso tale impianto, ai sensi delle norme in materia di privacy (Dlgs 196/2003) e al regolamento europeo 679/2016.

Pertanto, in tutti i casi, all'atto della conclusione dell'accordo sindacale sarà necessario informare compiutamente le rappresentanze sindacali in merito ai suddetti profili e darne atto nel relativo accordo, acquisendo dai lavoratori interessati il necessario consenso scritto al trattamento dei loro dati in base all'articolo 13 del Dlgs 196/2003. Solo tali adempimenti consentiranno l'utilizzo dei dati acquisiti anche ai fini disciplinari da parte del datore di lavoro.

Sotto tale profilo occorre rammentare che, in base al combinato disposto dell'articolo 11 del Dlgs 196/2003 e dell'articolo 5 del regolamento europeo, il trattamento di dati personali dei lavoratori deve essere effettuato solo per finalità lecite, corrette e trasparenti, oltre che determinate, e in relazione ai dati pertinenti e non eccedenti le finalità alle quali risponde l'utilizzo dell'impianto di videosorveglianza di cui trattasi, oltre che per un tempo strettamente conforme a tali necessità.

In tal senso, all'atto dell'acquisizione del consenso dei dipendenti al trattamento dei loro dati il datore di lavoro dovrà informare il personale in merito a tutti i profili, dando atto di aver adottato ogni misura necessaria affinché tali dati siano acquisiti, conservati e trattati in conformità alle suddette prescrizioni.