Detraibilità differenziata per mensa e servizi sostitutivi

Una delle prime forme di welfare aziendale concesso dalle aziende ai propri dipendenti è sicuramento il pasto.
La disciplina fiscale e contributiva è prevista dall’articolo 51, comma 2, lettera c del Dpr 917/1986 la quale sostanzialmente prevede le seguenti gestioni agevolate:
• servizi di mensa;
• servizi assimilati alla mensa;
• servizi sostitutivi della mensa: buoni pasto (cartaceo e/o elettronico);
• indennità sostitutiva di mensa.

Servizi di mensa
Non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente le somministrazioni di vitto da parte del datore di lavoro, nonché quelle in mense organizzate direttamente dal datore di lavoro o gestite da terzi. A tal fine si deve evidenziare che rispetto a tale categoria l'esenzione da imposizione fiscale e contributiva è senza limite.
Tra le prestazioni di vitto e le somministrazioni in mense aziendali, anche gestite da terzi, sono comprese sia le convenzioni con i ristoranti sia la fornitura di cestini preconfezionati contenenti il pasto dei dipendenti.

Servizi assimilati alla mensa
Tramite la risoluzione 63/E del 17 maggio 2005, l'agenzia delle Entrate ha precisato che le prestazioni di mense aziendali rese con badge elettronico per permettere l'ingresso ai locali della mensa (o presso altri esercizi convenzionati) e ai relativi servizi non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente a prescindere dall'importo.
Ancorchè l'utilizzo del badge potrebbe essere paragonato al buono pasto elettronico, in questo caso le condizioni di applicabilità sono molto più restrittive: infatti i badge (o le card), operando su di un circuito elettronico, consentono di verificare in tempo reale l'utilizzo conseguente alla maturazione del diritto da parte del dipendente di una sola prestazione giornaliera limitatamente ai giorni di effettiva presenza in servizio e, al contempo, di scongiurare un loro eventuale utilizzo improprio e/o fraudolento. In sostanza le card, operando in tempo reale, non rappresentano titoli di credito, ma consentono unicamente di individuare il dipendente che quel giorno ha diritto a ricevere la somministrazione del pasto.
Proprio tali condizioni consentono la non concorrenza del reddito senza alcun limite.

Buoni pasto
I buoni pasto sono esenti entro i seguenti limiti giornalieri:
• buoni pasto cartacei: 5,29 euro
• buoni pasto elettronici: 7 euro.
I buoni pasto, ai sensi della normativa, devono possedere le seguenti caratteristiche:
• consentire al titolare di ricevere un servizio sostitutivo di mensa di importo pari al valore facciale del buono pasto;
• consentire all'esercizio convenzionato di provare documentalmente l'avvenuta prestazione nei confronti delle società di emissione;
• essere utilizzati esclusivamente dai prestatori di lavoro subordinato, a tempo pieno o parziale, anche qualora l'orario di lavoro non prevede una pausa per il pasto, nonchè dai soggetti che hanno instaurato con il cliente un rapporto di collaborazione anche non subordinato;
• non essere cedibili, né cumulabili oltre il limite di otto buoni, nè commercializzabili o convertibili in denaro e sono utilizzabili solo dal titolare;
• essere utilizzabili esclusivamente per l'intero valore facciale.
Il divieto di cumulo oltre il limite di otto buoni pasto non incide sul limite di esenzione fiscale e pertanto il datore di lavoro dovrà verificare i predetti limiti di esenzione rispetto al valore nominale dei buoni erogati (principio di diritto dell'agenzia delle Entrate numero 6 del 12 febbraio 2019) senza considerare la modalità e la frequenza di spesa.

Indennità sostitutiva di mensa
L'indennità sostitutiva di mensa è esente nel limite di 5,29 euro solo se corrisposta a:
• addetti a cantieri edili;
• addetti ad altre strutture lavorative a carattere temporaneo (per esempio, cantieri per riparazioni stradali o particolari strutture dello spettacolo);
• addetti a unità produttive ubicate in zone dove manchino strutture o servizi di ristorazione.
In merito alla locuzione unità produttive ubicate in zone dove manchino strutture o servizi di ristorazione, l'agenzia delle Entrate (risoluzione 41/E del 30 marzo 2000) ha affermato che:
• è necessario verificare i singoli casi concreti;
• per l'applicazione dell'agevolazione fiscale devono essere rispettati i seguenti requisiti:
- l'orario di lavoro comprende la pausa pranzo;
- l'unità produttiva si trovi in un luogo che, in relazione al periodo di pausa concesso per il pranzo, non consenta, senza l'ausilio di mezzi di trasporto, di recarsi al più vicino luogo di ristorazione nel quale è possibile utilizzare i buoni pasto.

Generalità o categorie di dipendenti
Da ultimo è bene evidenziare che, ancorchè non previsto esplicitamente dalla norma, le prestazioni sopra evidenziate, per essere considerate non imponibili, devono essere rivolte alla generalità dei dipendenti o a intere categorie omogenee di essi.
A tal riguardo, il datore di lavoro è libero di scegliere la modalità che ritiene più facilmente adottabile in funzione delle proprie esigenze organizzative e dell'attività svolta e può anche prevedere più sistemi contemporaneamente. A mero titolo esemplificativo, il datore di lavoro può istituire il servizio di mensa per una categoria di dipendenti, il sistema dei buoni pasti per un'altra categoria e provvedere all'erogazione di una indennità sostitutiva per un'altra ancora, oppure può istituire il servizio di mensa e nello stesso tempo corrispondere un'indennità sostitutiva o i buoni pasto ai dipendenti che per esigenze di servizio non possono usufruire del servizio mensa.