Nelle law firm lavoro da remoto flessibile
Il governo delle organizzazioni complesse si fa prepotentemente spazio nell’agenda dei soci dei grandi studi legali alle prese con la riapertura degli uffici. Il tentativo di recuperare quote della “normalità” di un tempo passa da collaborazione, tecnologia, controllo e un’aumentata responsabilità sulle figure apicali.
Con le dovute differenze d’approccio, è trasversale l’attenzione alla sorveglianza e la flessibilità sulle disposizioni adottate. Chi ha preferito una snella gestione “top down” come Grimaldi, e chi, sin dall’inizio della pandemia, si è dotato di un Comitato Covid-19 (a cui partecipa un socio per ogni sede, Coo e office manager oltre a managing partner e senior partner) come Toffoletto De Luca Tamajo, è accomunato dai continui aggiornamenti in base all’evolversi della situazione.
«Al di fuori del comitato esecutivo, su ogni sede i soci si sono ripartiti responsabilità organizzative che richiedono continuità di azione in loco, dal knowledge management al personale dell’ufficio», spiega Ruben Pescara, partner Nunziante Magrone che già prima della pandemia aveva adottato un’organizzazione flessibile delle presenze. Anche gli investimenti pre-Covid nel gestionale Elibra di Toffoletto hanno pagato in termini di continuità ed efficienza, pur a distanza. «Per chi preferisce tornare in sede o in caso di trasferta - ad esempio per un’udienza - è prevista la preventiva autorizzazione del managing partner. Abbiamo inoltre adottato un protocollo sanitario con disposizioni di sicurezza per la salute di personale e clienti. Ogni due settimane il comitato Covid-19 rivede la procedura sulla base dell’evoluzione della pandemia, dopo un confronto con il Responsabile del servizio prevenzione e protezione e il medico di riferimento», sottolinea Franco Toffoletto, managing partner.
Anche in Linklaters, dove il rientro settembrino si basa su una turnazione che garantisce la presenza in ufficio al massimo del 50% del personale, l’organizzazione di dettaglio è demandata a ciascun team. «Abbiamo lasciato la facoltà di continuare a lavorare da casa a tempo pieno e posticipare il rientro – afferma Andrea Arosio, managing partner e membro del Linklaters’ Global Committee -, senza limiti temporali e senza necessità di giustificazione». La firm si è anche dotata a livello globale di una policy per lo smart working per quando il rischio Covid-19 sarà rientrato. Professionisti e dipendenti potranno lavorare da remoto tra il 20 e il 50% del tempo senza permessi ad hoc, nel rispetto delle esigenze di team e clienti. Alcune eccezioni sono previste per le funzioni di supporto, come il centralino e l’It, e per la segreteria, per garantire minimi di presenza.
«Tutte le misure hanno senso in ragione delle caratteristiche fisiche delle strutture e delle misure di prevenzione per mitigare i rischi, non genericamente per ridurre le presenze», sostiene Francesco Sciaudone, managing partner di Grimaldi dove si invita a rientrare in studio. Anche rispetto alle riunioni con i clienti, «verificando sempre le condizioni di salute di chi frequenta le sedi e il rispetto di distanziamento e precauzioni personali», precisa Sciaudone. I meeting fisici restano l’eccezione in Nunziante Magrone, sono una quota residuale in Toffoletto (il 10% circa sul totale) e minimali in Linklaters, dove per settembre il protocollo vieta di organizzare riunioni interne. Ancora più rare le trasferte. Si procede per videochiamate, con un risvolto positivo su puntualità e focus in agenda.
