Videosorveglianza: la conservazione lunga delle immagini va giustificata
Salvo specifiche disposizioni, spetta all’azienda individuare i tempi di conservazione delle immagini in caso di videosorveglianza, anche nei luoghi di lavoro. È uno dei chiarimenti forniti dal Garante della privacy nelle Faq pubblicate il 5 dicembre 2020 (e reperibili sul sito www.garanteprivacy.it/faq/videosorveglianza). Il Garante ha chiarito alcuni adempimenti legati alla tutela della privacy, che si aggiungono a quelli previsti, sul fronte giuslavoristico, dallo Statuto dei lavoratori.
Gli obblighi dello Statuto
L’articolo 4 della legge 300/1970, concede la possibilità di installare impianti e strumenti audiovisivi dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori, solo per determinate finalità (esigenze organizzative e produttive, sicurezza sul lavoro e tutela del patrimonio aziendale). Tuttavia, la condizione imprescindibile per installare questa tipologia di impianti e strumenti è la sottoscrizione preventiva di un accordo collettivo con le Rsu o le Rsa, ovvero con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale in caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione o in più regioni. In mancanza di questo accordo, gli impianti e gli strumenti in questione possono essere installati con l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
In seguito alle modifiche apportate dal Jobs Act all’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, è stato adottato un regime che varia a seconda del tipo di strumento utilizzato. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti non possono essere utilizzati, infatti, salvo esigenze specifiche e senza l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Inl.
Gli strumenti di lavoro e di registrazione di accessi e presenze, invece, non sono soggetti ad alcun obbligo di accordo sindacale o di autorizzazione dell’Inl.
Sia per la prima categoria di strumenti, sia per i secondi, il datore ha l’obbligo di fornire ai dipendenti un’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, e ha l’obbligo di rispettare la normativa sulla privacy.
Gli obblighi legati alla privacy
Proprio su quest’ultimo tema è intervenuto il Garante della Privacy il 5 dicembre 2020 in ragione delle norme introdotte dal Gdpr, il Regolamento europeo 2016/67. In primo luogo, è stato chiarito che l’istallazione non deve essere preceduta da alcuna autorizzazione del Garante.
Gli interessati devono essere informati che stanno per accedere a una zona videosorvegliata. L’informativa (da collocare prima di entrare nella zona sorvegliata) può essere fornita anche attraverso modelli semplificati, o tramite cartelli. Le immagini registrate, inoltre, non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite.
Salvo specifiche norme di legge, in base al principio di responsabilizzazione, spetta al titolare individuare i tempi di conservazione delle immagini, tenuto conto del contesto e delle finalità del trattamento, e del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Tenendo conto dei principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione, i dati personali dovrebbero essere – chiarisce il Garante – nella maggior parte dei casi cancellati dopo pochi giorni, preferibilmente tramite meccanismi automatici. Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione.
Nel caso di una piccola azienda, ad esempio, un periodo di conservazione di 24 ore è più che sufficiente per individuare eventuali furti o danneggiamenti. Tale periodo potrebbe essere ragionevolmente prolungato nei giorni festivi o nei fine settimana in ragione della chiusura aziendale. In alcuni casi può essere necessario prolungare i tempi di conservazione delle immagini, come nel caso in cui si debba dar seguito ad una richiesta dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria.
La normativa sulla protezione dei dati non si applica nei casi di telecamere spente o “false” fermo restando che, in base all’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, l’installazione, per essere legittima, deve essere preceduta dall’applicazione delle garanzie previste dallo stesso articolo 4.
