Rapporti di lavoro

Conservazione e dematerializzazione dei documenti fiscali

di Arturo Gulinelli

Con la risposta all'interpello ex articolo 11, comma 1, lett. a), della legge 27 luglio 2000, n. 212, l'agenzia delle Entrate si è pronunciata sulle modalità di conservazione e dematerializzazione delle note spese gestite da una società di consulenza per un cospicuo numero di dipendenti e professionisti (Intrepello AE n.388 del 20 settembre 2018).

La procedura di archiviazione si inserisce nell'alveo del decreto ministeriale del 17 giugno 2014 ed è contenuta negli articoli 3 e 4 del citato dm.

In particolare l'articolo 3 si occupa della conservazione dei documenti informatici, prevedendo che questi sono conservati in modo da:
a) rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale, e delle relative regole tecniche, e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
b) consentire valide funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di una marca temporale che renda opponibile a terzi la data di archiviazione.

L'articolo 4 prevede che ai fini fiscali il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici avviene ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale, ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione delle copie avviene secondo quanto previsto dal citato articolo 3.

La società istante precisa che intende procedere alla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese, oltre che dei giustificativi allegati (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie di fatture, etc.) attraverso uno sistema informatico gestionale. La procedura è in sintesi la seguente: il trasfertista provvede alla gestione e invio dei giustificativi al centro di controllo dell'azienda, acquisendo il documento originale ("unico" o "non unico") tramite apposita applicazione utilizzabile da smartphone o da personal computer. Nella gestione dei documenti il trasfertista compila dei campi indicando le voci di ogni spesa fatta e acquisisce l'immagine del documento che ne comprova l'uscita.
Il gestionale garantisce l'autenticità e inalterabilità delle immagini dei documenti acquisiti, che possono essere inviate via mail.

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