Le note spese dei dipendenti conservate anche in versione cartacea

Utilizzo degli strumenti informatici per gestire note spese dei dipendenti e correlati documenti giustificativi che, in quanto documenti originali non unici, possono essere conservati sotto forma di immagini: l’agenzia delle Entrate, con la risposta a interpello 403/E pubblicata ieri, dopo la risposta 388/E del 20 settembre, torna sul tema della gestione dematerializzata dei documenti del personale e in particolare sulle modalità di conservazione della nota spese arrivando a una conclusione che sembra non del tutto coerente con un processo che tenderebbe invece alla completa gestione elettronica dei flussi.

Ad avviso dell’Agenzia, infatti, la nota spese, creata all’interno del sistema informativo secondo il flusso operativo descritto nell’istanza di interpello e quindi formata e prodotta dall’origine come documento informatico, può essere indifferentemente conservata digitalmente o su supporto analogico (ad esempio stampata su carta). Ciò in quanto l’obbligo di conservazione in elettronico sarebbe richiesto e imposto normativamente, in particolare dall’articolo 39 del Dpr 633/1972, esclusivamente per le fatture elettroniche e non anche per tutti gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti.

In realtà gestire una parte del processo in analogico vanifica i benefici complessivi perseguiti e rende più complicato l’incrocio tra i rimborsi effettuati a titolo di spese di trasferta e, ad esempio, i dati delle fatture elettroniche che pervengono all’impresa dal Sistema d’interscambio (Sdi).

Per la gestione delle missioni e delle trasferte dei dipendenti, il relativo giustificativo di spesa viene acquisito come documento informatico mediante scansione dell’originale analogico a cura del dipendente il quale, identificato in modo univoco attraverso un accesso al portale dedicato alle trasferte, provvede a creare la nota spese informatica allegandovi i relativi documenti. Il responsabile aziendale, eseguiti i controlli sulla documentazione inserita a sistema inclusa la loro leggibilità, approva il rimborso o rifiuta la nota, oppure le spese non inerenti o eccedenti la soglia massima individuata dall’impresa. Successivamente i documenti giustificativi sono inviati in un sistema di conservazione, procedendo alla distruzione degli originali cartacei, in quanto si tratta di documenti originali non unici perché il loro contenuto viene riprodotto nella contabilità.

Quindi da un punto di vista operativo e di semplificazione dei flussi documentali appare inopportuna e illogica la scelta di conservare su supporto analogico un documento, quale la nota spese, prodotto sin dall’origine come informatico.