Veicoli aziendali, le regole da seguire per l’installazione della «black box»

La “Black Box” o “Scatola Nera” è un sistema automatizzato installato sui veicoli che permette di ottenere informazioni omogenee - a supporto dell'organizzazione degli automezzi - finalizzate anche a pianificare e gestire nel tempo l'ottimale allocazione della flotta.
Inoltre, il dispositivo assicura le esigenze di sicurezza del lavoro in quanto:
- monitora la scadenza degli interventi di manutenzione dei veicoli e permette, quindi, una programmazione della stessa;
- a seguito di incidente, attiva in tempo reale ed automaticamente una “chiamata di emergenza” ad una sala operativa esterna alla società che consente un intervento tempestivo;
- consente di ricostruire le dinamiche degli eventuali incidenti, anche ai fini assicurativi, ed offre un valido supporto in caso di controversie legali;
- è un deterrente contro furti dei veicoli, assicurando in tal senso non solo la sicurezza del veicolo stesso ma anche quella degli effetti trasportati.
L'utilizzo del dispositivo “Black Box” consente anche una non indifferente riduzione del premio di tariffa della polizza assicurativa, ai sensi dell'articolo 32 del Dl 24 gennaio 2012, n. 1, convertito con modificazioni dalla Legge 24 marzo 2012, n. 27.
In merito è da specificare che l'apparecchio in questione rientra tra i sistemi leciti di controllo a distanza, disciplinati dall'articolo 4 della Legge n. 300/70, in quanto non ha finalità di mero controllo dei lavoratori e sussistono le richieste esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro e del patrimonio aziendale.
Quindi è ormai pacifico che, prima dell'installazione delle cosiddette scatole nere sui veicoli aziendali, i datori di lavoro devono raggiungere un accordo con le Rsa/Rsu, e in caso di esito negativo, chiedere l'autorizzazione all'installazione alla Dtl competente o al ministero del Lavoro.

Il caso
Stante quanto sopra, la Società Trasporti Provinciale Bari S.p.A. ha presentato al Garante per la Privacy una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell'art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali (vedi provvedimento n. 78 del 25 febbraio 2016), relativa alla possibilità di installare, all'interno di una flotta di veicoli adibiti al servizio di trasporto pubblico locale, un dispositivo del tipo “scatola nera” approntato a:
- rilevare i parametri dinamici del veicolo (velocità, accelerazioni longitudinali e trasversali) e videoregistrare i momenti antecedenti e successivi all'impatto;
- videoregistrare quanto accade a bordo;
- geolocalizzare i dati registrati, con rilevamento automatico dei dati di servizio (linea corsa, autista, n. bus) della rete dei servizi gestita dalla Società.
Più nello specifico, come si evince dall'istanza, l'installazione del sistema è finalizzata:
- alla ricostruzione cinematica dei sinistri che coinvolgono gli autobus;
- alla verifica di eventuali danni occorsi ai passeggeri, per accertare responsabilità e, conseguentemente, migliorare la difesa aziendale e la sinistrosità passiva;
- a ottimizzare la sicurezza personale degli autisti e dei passeggeri;
-a costituire un deterrente ai sempre più frequenti atti di vandalismo;
- a consentire alle forze dell'ordine di identificare eventuali aggressori o danneggiatori.
Nel caso di specie la società di trasporti ha stipulato con le organizzazioni sindacali un accordo per l'installazione del sistema, nel rispetto del citato articolo 4 dello Statuto dei lavoratori.
Il Garante ha, quindi, confermato che il trattamento che la società intende effettuare, riguardante immagini, dati relativi alla posizione geografica e informazioni idonee a ricostruire lo stile di guida del conducente, è lecito e rispettoso del principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità perseguite.
Infatti i dati personali saranno raccolti e conservati solo al verificarsi di eventi predeterminati, per un periodo di tempo ritenuto congruo allo scopo di poter ricostruire la dinamica dei fatti accaduti, il sistema consentirà il collegamento video da remoto solo in caso di emergenza, ovvero a seguito dell'attivazione del pulsante di emergenza da parte dall'autista e, per quanto concerne i dipendenti, in sede di raccolta delle immagini sulle autovetture, saranno adottati specifici accorgimenti volti a limitare l'angolo di ripresa delle telecamere in modo da escludere la postazione di guida.

Indicazioni generali
Posto, quindi, che quanto specificato dal Garante con il provvedimento n. 78 del 25 febbraio 2016 ha, in pratica, confermato quanto già in precedenza chiarito, a proposito delle cosiddette scatole nere, dal ministero del Lavoro con nota prot. 8537 del 7.5.2012, interessante è in questo contesto la specifica dell'obbligo, in capo alla società, di effettuare la notifica al Garante, ai sensi dell'articolo 37, comma 1, lett. a), del Dlgs n. 196/2003, prima dell'inizio del trattamento dei dati, considerato che il dispositivo in questione comporta la localizzazione geografica dei veicoli.
In conclusione se ne deduce che i datori di lavoro interessati ad installare la Black box su vetture aziendali devono:
- stipulare un accordo collettivo con la Rsa/Rsu o, in alternativa, nel caso in cui l'impresa abbia unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale;
-in mancanza di accordo chiedere l'autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro o, in alternativa, qualora l'impresa abbia unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più Dtl, del ministero del Lavoro e delle Politiche sociali;
-effettuare la notifica al Garante ai sensi dell'articolo 37, co. 1, lett. a), del D.Lgs. n. 196/2003, prima dell'inizio del trattamento di dati;
-fornire ai conducenti dei veicoli un'informativa comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell'articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali;
-predisporre misure al fine di garantire agli interessati l'esercizio dei diritti previsti dagli articoli 7 e seguenti del citato Codice.
Nel caso, poi, di trasporto pubblico sarebbe utile predisporre un'adeguata campagna informativa, anche mediante il servizio di comunicazione con il pubblico, prima che di iniziare il trattamento dei dati, così come suggerito dal Garante nel caso di specie.