Lo studio fa rotta sull’archivio informatico esterno

La conservazione digitale si sposta sempre più all’esterno degli studi professionali. Diventa sempre più complessa infatti la compliance con le regole tecniche e normative di conservazione dei dati che servono a garantire fruibilità, integrità, riservatezza ma anche l’autenticità dei dati.

Per le professioni legali, in particolare, è fondamentale una organizzazione strutturata della generazione, modifica, scambio e archiviazione del documento informatico, in quanto gli atti giuridici richiedono sia una gestione operativa, sia l’esecuzione di adempimenti conseguenziali. Digitalizzare significa rendere facilmente accessibile, verificabile e dunque semplificare e risparmiare, ma è necessario un costante aggiornamento di competenze archivistiche ed informatiche per la corretta gestione dei documenti per garantire nel tempo il loro valore probatorio. Serve non solo la capacità di gestire documenti nativamente informatici ma anche quella di attuare la conversione digitale dei documenti cartacei, prevedendone una adeguata conservazione digitale.

La dematerializzazione

In questo processo i due momenti chiave sono l’archiviazione e la conservazione. L’archiviazione è la registrazione di un documento informatico in uno spazio digitale per la sua reperibilità. La conservazione è un insieme di procedure informatiche che conferiscono validità ai documenti garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, anche in linea con il disposto di cui all’articolo 33 comma 1 del Codice deontologico forense e di cui all’articolo 2961 del Codice civile, nonché con gli obblighi di segreto professionale.

La conservazione è diversa dal backup, processo di ridondanza delle informazioni inerente alla gestione della sicurezza. Con la dematerializzazione del fascicolo processuale il professionista deve sovraintendere alla gestione dei documenti informatici, dei loro formati e delle diverse tipologie di firma elettronica.

La continua evoluzione tecnologica e normativa richiede processi di gestione documentale in grado di pianificare l’intero ciclo di vita del documento, ancora prima della sua formazione, immaginando anche il momento del suo scarto, qualora esaurisca la sua validità giuridica.

Comunicazioni, Pec, contratti, notifiche, titoli esecutivi in forma digitale, solo per citarne alcuni per quanto tempo vanno conservati? Qual è il periodo utile nel quale mantenere inalterato il loro valore probatorio? Come garantire la “memoria storica” delle informazioni? La risposta comporta la definizione di criteri in ordine a cosa conservare (tipologie documentali e formati) e per quanto tempo, anche con riferimento alle norme privacy (si veda anche l’articolo in basso).

Il quadro normativo

La normativa di riferimento in materia è costituita essenzialmente dal Codice dell’amministrazione digitale (Dlgs 82/2005), dalle Linee guida Agid e dal Regolamento eIDAS 910/2014, una normativa in costante evoluzione.

I processi documentali devono essere gestiti per salvaguardare i diritti soggettivi, gli interessi legittimi ed il diritto d’accesso di tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. L’individuazione dei formati dei files adatti alla conservazione è funzionale alla loro diffusione e alla fruibilità delle informazioni in essi contenute (per es: pdf,.rtf,xml,.eml,.xls,.ppt, per citare alcuni dei più noti e richiamati nell’allegato 2 delle Line guida in grado di garantire l’interoperabilità e mitigare il rischio di obsolescenza tecnologica).

Il sistema di gestione documentale deve inoltre adeguarsi alle evoluzioni tecnologiche e normative ed i processi correlati devono prevenire i problemi tecnici, seguendo il principio di accountability ovvero di responsabilizzazione. Nonostante con le nuove Linee guida Agid non sia stata emanata una norma per la giustizia digitale, il legale non può esimersi dal rispetto di tale normativa.

I modelli organizzativi per la conservazione prevedono che l’attività possa essere svolta sia in house che in outsourcing: nel primo caso il processo è gestito internamente avvalendosi di una propria infrastruttura, nel rispetto della normativa; nel secondo caso ci si avvale di operatori altamente specializzati ed esperti, dotati di specifici requisiti tecnici di qualità e sicurezza certificabili. Nella prassi prevale sempre più il ricorso a provider specializzati data la complessità di tale attività e della normativa ad essa inerente, salvo i casi di grosse organizzazioni, il più delle volte pubbliche, in grado di implementare un sistema di conservazione interno proprio.

Fascicolo digitale: le vie per la conservazione